Habitualmente solemos tender a abarcar mucho y lo que conseguimos es:
- No terminar lo que empezamos.
- No acabarlo fuera de plazo (no sé qué es peor).
Tenemos correos sin contestar, papelotes sin tramitar, último reparto sin almacenar, revisar el stock, pedidos, encargos, reuniones, laboratorios…
Eres consciente de que tienes que realizar muchas tareas como vimos en el otro artículo, y todo esto compaginándolo con un continuo goteo o colas de clientes momentos críticos, el resultado es que te sientes abrumado/a y con una sensación de no avanzar (¡y eso que no paras de hacer cosas!). El dicho popular de “quien mucho abarca, poco aprieta” se ajusta como anillo al dedo, ¿no?
Todo hay que hacerlo, es verdad, pero es cuestión de orden y método.
Te damos las claves:
Clave 1: No todo es importante y urgente al mismo tiempo.
Clave 2: Las tareas urgentes que aparecen “de repente” no pueden diluirse con las importantes.
Clave 3: Organizar todas las tareas en una Matriz de Priorización que te den una visión global.
Sobre el papel parece fácil, ¿verdad?. Pero entonces: ¿por qué es tan difícil tomar decisiones?
Muchos estudios dicen que depende del estado emocional en el que nos encontremos.
Entonces, ¿cómo lo solucionamos?
Sigue estos sencillos pasos y verás cómo vas “agilizando” todas las tareas:
Paso 1: Haz visible esta matriz, que todo el equipo seamos conscientes. Esto te dará una imagen visual de balance (importancia / urgencia).
Paso 2: Empieza por hacer las tareas que estén en el cuadrante de tareas “No importantes y Urgentes”. Escoge las tareas que sean mas fáciles de hacer. El objetivo es que vayan disminuyendo.
Paso 3: En el cuadrante de “Importante / Urgente”, coloca solo lo que realmente es urgente. Tareas que no se puede posponer y que necesitan toda tu atención. Una vez identificadas puedes agruparlas por bloque.
Paso 4: Si has clasificado todas las tareas de la farmacia, atendiendo a los perfiles, puedes identificar fácilmente las tareas que se pueden delegar en alguna otra persona del equipo, e incluso hacerlas de forma rotatoria.
Paso 5: Utiliza alguna herramienta gratuita que te permita tener controladas que todas las tareas se van ejecutando. Si lo necesitas, escríbenos y te compartimos una herramienta que solemos utilizar habitualmente
Paso 6: Las tareas no se hacen solas o sea que no tengas miedo en tomar decisiones, incluso “enfadarte” porque alguna tarea se ha quedado sin hacer.
Resumen de actividad que te proponemos para que la pongas en práctica en tu farmacia:
- Construye en un Excel o solicítanos un formato de esta Matriz de Priorización.
- Vete colocando las tareas que has identificado en tu farmacia, en los cuatro cuadrantes clasificándolos por Importancia / Urgencia.
- Hazte con una herramienta gratuita para “automatizar” todo, y que sea la propia herramienta la que se encargue de “recordarte” las tareas que hay que realizar.
- Comparte esta herramienta con todo el equipo y mentalízale sobre la importancia de ser constantes en el cumplimiento.
Todo esto solo es la “punta del iceberg” de un Plan de Acción que deberías tener en tu farmacia.
Pero eso será ya otra historia, para otro día…
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