Hoy vamos a hablar de un cuadro de mando para farmacias, pero antes de nada, respóndete a esta pregunta: ¿En qué avión te montarías para hacer un viaje si vieras una cabina con estos dos “equipamientos”?
¿A qué no hay duda?
Entonces, ¿por qué en mi farmacia me permito “viajar” sin indicadores? ¿Sin datos?
Piénsalo bien.
Nuestra farmacia genera a diario un “montón” de datos que si tratamos adecuadamente, se pueden convertir en información relevante que me ayuden a tomar decisiones, y sobre todo, a contrastar su progreso.
No es cuestión de volverse locos y agobiarse con multitud de datos, pero sí que es necesario conocer los que realmente son importantes, los que me ayudan a entender lo que realmente está sucediendo en mi farmacia.
Pero es que esto no sólo pasa en mi farmacia. Allá donde miremos, nos comunican datos con indicadores que aceptamos con total sentido común:
- En el colegio donde estudian nuestros hijos cuando nos entregan sus notas.
- En la prensa o en televisión cuando nos hablan de la prima de riesgo, del IPC o del índice IBEX.
- Cuando me hago un análisis de sangre y me dan un porcentaje por ítem con asteriscos.
Pero en cambio en mi farmacia esto mismo no lo aplico. No utilizo indicadores. No me importa que se parezca a cabina del avión sin controles que explicábamos al principio del artículo.
¿Cómo ponerle solución?
Sigue estos sencillos pasos y en poco tiempo te encontrarás gestionando con datos
- Hacer un inventario de los indicadores actuales que utilizo y contrastar si son útiles (para qué los utilizo y qué decisiones he tomado con ellos).
- Analizar quiénes son los responsables en cada etapa de un indicador, sobre todo su análisis y toma de decisiones (Por ejemplo el/la Titular, Auxiliar, Gestor de categoría, Evolutivos, etc.)
- Contrastar que todos los indicadores estén bien construidos para asegurarnos que nos facilitan datos fiables.
- Analizar y fijar en qué ámbito de decisiones aporta cada indicador y así construirse un buen Cuadro de Mando para la “cabina de mi farmacia”.
Datos que no pueden faltar por áreas
Y ahora viene lo más importante: “la fuente”. ¿De dónde consigo esos datos?
Lo lógico es que los indicadores los obtengáis del programa de gestión que utilizáis en el día a día de vuestra farmacia. Consultar con vuestro proveedor informático que seguramente tiene una solución para que los obtengáis.
En todo caso, este proceso tiene que ser relativamente rápido.
Tan simple como volcar estos datos a una plantilla Excel que os permita tener una visión global de la situación y poderlos comunicar.
¡Sí! Leéis bien, poderlos comunicar… ¡Sí, porque queremos que nuestro equipo se involucre! Para eso es necesario que tenga datos y que asuma lo bueno y lo malo. Que se conciencie de su trabajo…
Preparar esa reunión y hacerla de forma periódica, y sobre todo, amigable.
Hablar con el equipo, interpretar esos datos, comentar detalles, intercambiar ideas, ver si conseguimos los objetivos propuestos… En definitiva: sacar conclusiones y ver en qué se puede mejorar.
Si esto lo hacéis de forma sistemática, mejorará la unión del equipo en pro de los objetivos, que en definitiva, son los objetivos de toda la farmacia.
Pero eso ya es otra historia, para otro día…
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