En una entrada anterior estuvimos repasando cómo organizar las tareas en nuestra farmacia. Aquí nuestra experiencia nos dice que nos bloqueamos para hacer entender a los responsables la importancia que tiene hacer las cosas bien a la primera, y sobre todo, que no se nos olvide hacer nada.
Esto, que a priori es sencillo y que hacemos de “forma natural” en otras situaciones, si lo aplicamos en la farmacia parece que se nos resiste. Vamos a explicarlo mejor con un ejemplo. ¿A quién no le ha tocado recibir a la familia y organizar las cenas de Navidad? Y encima seguro que nos ponemos el reto añadido de “sorprender”.
Vamos hacer un breve resumen de cómo procedemos y entenderéis por qué esto es más fácil de lo que parece:
1. Tener claro cuántos comensales vienen y si hay alguien que tiene problemas con algún tipo de comida, alergias, intolerancias etc…
En la imagen serían nuestros Clientes, identificarlos, saber sus necesidades.
2. Planificar concienzudamente los menús y poner “nombres” de quién se va a encargar de todas las cosas que tendremos que hacer.
En la imagen sería poner los Responsables a cada tarea.
3. Hacer una lista de todo lo que necesitamos, porque luego son “malas fechas” para ir en el último momento a hacer la compra.
En la imagen serían las Entradas.
4. Mirar en Internet vídeos, paginas especializadas, etc., donde nos puedan dar consejos y nos expliquen en detalle lo que hay que tener en cuenta y sobre todo el procedimiento a seguir para realizar esos menús.
En la imagen sería el Procedimiento.
5. No sé que diréis vosotros, pero yo me fijo mucho en los tiempos para que la comida esté en su punto: temperaturas del horno, tiempos de cocción, nº de horas de antelación, etc.
En la imagen serían los Indicadores.
6. También tengo en cuenta si es mejor una cazuela, una sartén o qué tipo de espumadera… En fin todo sea por la familia.
En la imagen serían los Recursos.
Lo siguiente, si hay tiempo, es hacer una pequeñita prueba un par de días antes para no hacerlo en directo el mismo día y arriesgarnos a que nos salga mal, que luego todo son críticas. Y seguro que se cae el mito de “MasterChef” en el que nos tenían.
Una prueba piloto para ver si los implicados lo tienen todo claro y si los “indicadores” están ajustados. Importante preguntar a la “familia directa” que se someten a la prueba sin rechistar. Qué les ha parecido y que no se “callen nada”.
Ya solo me queda actualizar la lista de ingredientes y ver si necesito alguna sartén, cazuela nueva y más grande, etc. Y esperar al “gran día”, que por fin llega con la seguridad interior de que todo saldrá bien.
Durante la velada recabaremos “opiniones” de la familia, de lo bueno que estaba el menú (¡qué bien ha salido todo!, ¡qué rica estaba la salsa!). O incluso nosotros mismos nos daremos cuenta de que había cosas que podíamos haber hecho mejor.
Esto son las encuestas o “medidor” de la satisfacción, con sus respectivos indicadores parciales. Aceptamos de buen grado un aplauso y un “hip hip hurra” por los anfitriones, y por supuesto reconocer que sin su ayuda habría sido imposible. Posiblemente hagáis alguna cosa más, pero en la mayoría habréis coincidido conmigo.
Aplicando este ejemplo en mi farmacia
Este sentido común que tenemos es el que deberíamos aplicar en nuestra farmacia a la hora de especificar cómo hay que realizar las tareas o bloques de tareas, y sobre todo las que consideramos críticas, en las que no “conviene” fallar.
Resumen de actividad que te proponemos para que la pongas en práctica en tu farmacia:
- Analizar cada bloque de tareas que hayáis identificado.
- Siguiendo el “esquema de la receta” realizar un sencillo documento en el que se explica todo lo que hay que hacer y cómo hacerlo.
- Que no se te olvide nada, porque si no, saldrá mal seguro.
- Compártelo con tu equipo y crea una sencilla gestión documental para que esté disponible para todo el equipo.
Una vez que las tareas están todas repartidas y que todo el equipo sabe lo que tiene que hacer, se van acumulando tareas y tareas, y es importante saber priorizarlas…
Pero eso será ya otra historia, para otro día…
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