Antes que nada, hazte estas preguntas:

• ¿Te montarías en este avión, si descubrieras que los pilotos no tienen ninguna “herramienta-tecnología” para guiarlo con garantías al destino?
• ¿ “Pilotas” así tu farmacia?

La gestión con indicadores, es decir, con cifras, hechos y datos, nos permite plantear objetivos a alcanzar por la farmacia para un período determinado. El problema surge cuando no tenemos esa cultura y nos resulta muy difícil evaluar. Cuando partimos desde cero a la hora de fijar los objetivos.

Espero que este artículo os dé la clave para empezar a gestionar con evidencias, a identificar las tareas que te ayuden a tomar decisiones de mejora en tu farmacia.

Paso 1. Establecer las áreas que necesitas analizar y poner indicadores

Puedes empezar por estas áreas, que pueden darte una primera visión global de lo que sucede en tu farmacia:

• 1A – Análisis interno de cómo funciona tu farmacia, en distintos aspectos.

• 1B – Analizar la evolución de los principales indicadores que te darán las claves de la tendencia de por dónde pueden fluctuar este año y ver si es suficiente o no.

• 1C – Analizar tu entorno, qué cambios ha habido, si ha aparecido nueva competencia. Todo esto puede ser que repercuta en las ventas de tu farmacia.

• 1D – Analizar cuántos clientes y pacientes tienes y si puedes implementar algún medio para proyectar tu farmacia, para captar nuevos clientes y sobre todo mantener los que ya tienes.

Paso 2. Estabilizar indicadores

Consejo: No te vuelvas “loco” recabando indicadores. Utiliza sólo los que te ayuden a tomar decisiones y tomar “la temperatura” de tu farmacia.

• 2A – Analiza si con los indicadores que tienes actualmente cubres todo el ámbito de decisión y mejora en la farmacia, que hemos visto en la anterior tarea.

Necesitas indicadores de todas esas áreas, como mínimo, para tener esa visión global del funcionamiento de tu farmacia:

Paso 3. Ver lo que ha pasado en el último año

Revisa los indicadores de referencia, vistos en el anterior punto, en los siguientes términos:

• 3A – Confirmar si se han alcanzado los objetivos propuestos a principios de año o al final del anterior.

* Consejo: si no tienes la costumbre de ponerte objetivos, éste es un buen momento para empezar.

• 3B – Analizar la tendencia de cada indicador con referencia a como mínimo 3 años, para ver si hay incidencias o picos, para analizar por qué está pasando lo que muestran esos indicadores.

• 3C – Analizar los indicadores con otros similares que utilicen otras farmacias de referencia para ver qué resultados consiguen ellos.

Paso 4. Definir criterio para fijar objetivos

Tenemos que tener un criterio prefijado para la fijación de objetivos, con algunas excepciones de posible incumplimiento, y que se aplican sistemáticamente, a no ser que hayan alcanzado valores ya de referencia alto y que sea difícil de superar y que el reto es mantener (no bajar de ahí).

• 4A – Pon metas a tus indicadores, nuestros valores de referencia a conseguir.
• 4B – Pon valores críticos, por debajo del cual no puede estar y saltarían todas las alarmas.

* Consejo: si no pones metas, nunca tendrás una idea clara de si estás mejorando o no, en la magnitud que necesite tu farmacia.

Ejemplo
Objetivo: Adelgazar este año 2020
Meta: 10 Kg en 6 meses

Paso 5. Alinear satisfacción con rendimiento

Conviene saber lo que piensan nuestros clientes

• 5A – Diseña una encuesta de satisfacción sencilla y motiva que te la rellenen.
  • Esta es interesante que la hagan cada vez que van a la farmacia.
  • Utiliza tecnología gratuita.

• 5B – Diseña una encuesta de satisfacción más amplia, en la que preguntemos por más ámbitos de nuestra farmacia.
  • Esta la podemos enviar 2 veces al año y también hay que motivar que la rellenen.
  • La mandaremos por email o por Whatsapp, por lo que estos datos de los clientes, tendríamos que recabarlos.
  • Utiliza tecnología gratuita.

* Consejo: Chequea la satisfacción de tus clientes de una manera sencilla. ¡Pero hazlo! Te darán mucha información que te ayudará a mejorar tu farmacia.

Eso mismo lo haremos con las personas que trabajan en la farmacia, con alguna variante referida fundamentalmente al ámbito de competencias que tienen  que tener para desarrollar su trabajo.

Paso 6. Sacar conclusiones y establecer un Plan de Acción

Con los resultados conseguidos, lo que hacemos es un plan de mejora, incidiendo en aquello que es resaltable fundamentalmente por el dato obtenido y poniendo entonces el foco en mejorar el proceso de qué depende.

* Consejo: Diseña un plan de mejora con tareas. No te olvides incluir las tareas a realizar, el responsable y los plazos. Esta es la clave de que un plan se lleve a la práctica, si no se convierte en un plan con “buenas intenciones”, pero difícilmente se llevará a la práctica.

Paso 7. Comunicar y comunicar, interna y externamente

Cómo “funciona” nuestra farmacia a través de diversos indicadores.

Si tienes un blog, realizas email-marketing o publicas en redes sociales para tus clientes (y a los que no lo son), les gustará saber que tienes una farmacia bien gestionada y con buenos resultados. ¿No crees?

Y en esto juega un papel importante tu blog…. Y el marketing digital.

Pero eso será ya otra historia, para otro día…

Estamos preparando una convocatoria de nuestro
Curso práctico para gestionar tu farmacia

* Escríbenos si tienes alguna duda, estaremos encantados de ayudarte.